Beheren en beheersen: de sleutel naar optimaal voorraadbeheer

Je beheert je voorraad en de magazijnoperatie maar beheers je deze ook?

Je werkt hard, je doet je best en je beheert de voorraad en de magazijnoperatie maar ben je ook in control? Heb je alleen grip op de huidige situatie of kan je ook proactief sturen om betere resultaten te behalen? Beheren en beheersen: de sleutel naar optimaal voorraadbeheer.

In mijn vorige artikel besprak ik waarom je voorraad aanhoudt en waarom voorraadbeheer software essentieel is om grip te houden op je voorraad. Maar voorraadbeheer is meer dan alleen “weten wat je hebt”—het draait ook om controle en optimalisatie. Daarom is het belangrijk om het verschil te begrijpen tussen beheren en beheersen.

Met WebStock WMS magazijnbeheer software zorg je ervoor dat je magazijn en voorraad optimaal beheert en beheerst.

Beheer: Het fundament van je magazijn

Beheren betekent dat je zorgt dat alle processen soepel verlopen. Dit gaat over het organiseren, plannen en uitvoeren van dagelijkse taken zoals:

• Orderpicking: De juiste artikelen op het juiste moment verzamelen.
• Voorraadregistratie: Exact bijhouden wat waar ligt.
• Inkomende en uitgaande goederen: Efficiënt verwerken van leveringen en verzendingen.
• Locatiebeheer: Artikelen slim indelen op basis van looproutes en omloopsnelheid.

Werken met papieren bonnen, zonder barcodes, in Excel is foutgevoelig, traag en reactief. Daarom is magazijnbeheer software in combinatie met barcodescannen onmisbaar om de juiste data te registreren en medewerkers te begeleiden in hun taken. Realtime inzicht in de voorraadposities en locaties is een minimum vereiste voor goed voorraadbeheer. Door realtime inzicht kan je bijvoorbeeld de looproutes optimaliseren, pickvoorraden op tijd aanvullen en voorkom je ‘over’ verkoop.

Inkooporders en verkooporders die ruim op tijd zijn aangemeld geven inzicht in de totale magazijn bezetting zodat je eventueel proactief kan ingrijpen. Het WMS maakt inzichtelijk of er voldoende ruimte beschikbaar is en daarmee kan het proces van voorraad plaatsen of verplaatsen sturen.

Maar beheer alleen is niet genoeg als je echt efficiënt wilt werken. We komen dit in de praktijk vaak tegen: bedrijven hebben hun magazijn prima ingericht, maar blijven reactief werken. Ze lossen problemen op wanneer ze zich voordoen, in plaats van ze te voorkomen, hier komt de beheersing kijken.

Beheersen: Sturen op prestaties en resultaten

Waar beheer zich richt op het organiseren van magazijnprocessen, gaat beheersing over het actief sturen en verbeteren van deze processen en daarmee het verbeteren van de resultaten.

Dit doe je door data te analyseren en strategische keuzes te maken op het gebeid van:

• Voorraadoptimalisatie: Hoeveel en wanneer moet je inkopen zonder te veel of te weinig te hebben?
• Orderdoorlooptijd verkorten: Waar zitten knelpunten in het pickproces?
• Foutreductie: Hoe voorkom je mispicks en verkeerde verzendingen?
• Capaciteitsplanning: Hoe bereik je de optimale magazijnbezetting zonder de pick en verplaatskosten uit de hand te laten lopen?
• Kosten beheersing: pick kosten en opslagkosten zijn cruciaal maar vaak een gevolg van de punten die hierboven zijn benoemd.

Beheersen betekent dat je niet alleen uitvoert, maar ook voorspelt en bijstuurt. Hiervoor heb je data nodig uit je WMS, moet je inzicht hebben in de vraagvoorspelling, zicht hebben op (geo) politieke ontwikkelingen, weten wat er in de gehele supplychain speelt en al deze zaken kunnen linken en verwerken in aanvullende analyse-tools zoals Power BI.

De transitie van beheer naar beheersen

Veel bedrijven zitten vast in de beheersfase van hun magazijn. Ze werken hard om bestellingen op tijd de deur uit te krijgen, maar missen de inzichten om processen structureel te verbeteren.

De volgende stap is om beheer te combineren met beheersing:

• Van reactief naar proactief werken – In plaats van brandjes blussen, focus je op structurele oplossingen.
• Gebruik dashboards en KPI’s om knelpunten zichtbaar te maken – Data-analyse als basis voor besluitvorming.
• Analyseer historische data en pas voorraadstrategieën aan – Voorkom overvoorraad en tekorten.
• Automatiseer beslissingen waar mogelijk – Denk aan dynamische slotting, geautomatiseerde orderallocatie en AI-gedreven voorraadvoorspellingen.
• Leg de verantwoordelijkheid op de juiste plek – Zorg dat magazijnmedewerkers niet alleen taken uitvoeren, maar ook de juiste informatie hebben om processen slimmer te maken.

Dit is een zeer complex proces dat je niet in één beweging neerzet, het moet organisch groeien en zich in de loop van de tijd verder ontwikkelen en optimaliseren. Begin dit proces klein en op factoren die je makkelijk kunt beïnvloeden zoals orderdoorlooptijden, magazijnbezetting en pickfouten.  bijhoudt, maar ook trends herkent en processen proactief optimaliseert.

Waar begin je en hoe kom je verder?

Beheer is de basis. De juiste magazijnbeheer software (WMS) is die basis, het helpt je met de orderpicking, goede data registratie en grip op de dagelijkse activiteiten.

Op basis van de data uit het WMS kan je beginnen met het opzetten van de eerste KPI’s (kritieke prestatie indicatoren).

Deze KPI’s worden zorgvuldig gekozen, per bedrijf kunnen deze KPI’s sterk wisselen. Bij een productiebedrijf is een te kort aan grondstoffen een enorme schadepost terwijl een 3PL op de B2C markt moet excelleren in foutloos werken en op tijdig leveren.

Op basis van de gekozen KPI’s met de input uit het WMS kan je gaan analyseren en eventueel bijsturen. De resultaten en conclusies van de analyse kunnen worden vertaald naar input parameters voor in het WMS waarmee de cirkel rond is De eerste stappen naar beheersen zijn gezet. Op naar beheren en beheersen: de sleutel naar optimaal voorraadbeheer.

Volgende blogs

In de volgende artikelen duik ik dieper in op het beheren en beheersen.

Hoe richt je je WMS software optimaal in? Prestaties meten hoe doe je dat? Hoe stuur je bij? Wat zijn specifieke beheersingsstrategieën?

Door beheer en beheersing te combineren, transformeer je je magazijn van een kostenpost naar een concurrentievoordeel.